In der Konzeptphase wurden für alle Klinikprozesse und ihre Abbildungen in den KISIM-Modulen Workshops durchgeführt. Dabei wurden interdisziplinäre Arbeitsgruppen unter der Führung von CISTEC und der Projektleitung vom Spital Uster ins KISIM eingeführt und in der Erarbeitung des Detailkonzepts mit den fürs Spital Uster notwendigen Anpassungen unterstützt.

In der Realisierungsphase wurde in engem Austausch von Kernteam, Projektleitung und CISTEC die erarbeiteten Detailkonzepte und Spezifikationen umgesetzt und für fortlaufende Funktionstests auf dem Kundentestsystem aufgeschaltet. Aufgrund der vom Spital Uster erarbeiteten spezifischen Patientenpfaden fanden gegen Ende der Realisierungsphase die entscheidenden Integrationstests statt, wobei typische Behandlungsabläufe im stationären, teilstationären und ambulanten Setting auf dem nun für das Spital Uster parametrierten KISIM simuliert wurden.

Nach dem Konzept „teach the teacher“ wurden pro Berufsgruppe bestimmte „Super-User“ des Spitals durch die CISTEC  in der Einführungsphase geschult. Die weiterführenden Frontal-Schulungen durch die Super-User gaben den Endbenutzern die Gelegenheit, sich rollen- und fachspezifisch ins KISIM einzuarbeiten. Die Schulungsplanung gestaltete sich sehr herausfordernd. Dank allseitiger grosser Flexibilität und dem parallelen Einsatz von Frontalschulungen und Schulungsvideos konnten dennoch alle Anwender per GoLive geschult werden.

KISIM – GoLive als Big Bang

Mit einer Verzögerung von knapp zwei Monaten auf den ursprünglichem Projektplan stellte das Spital Uster am 19. November 2019 vom bisherigen KIS auf das neue KIS KISIM um. Für alle neueintretenden Patienten wurden ab diesem Stichtag die KG (Dokumentation Kurve, Berichte, Leistungen, OP- und Sprechstundenplanung, Anmeldungen etc.) in KISIM geführt. „KISIM – GoLive als Big Bang“ heisst, dass für alle Patienten und für alle Prozesse KISIM zum Einsatz kommt, und auch die zentralen weiteren Systeme ans KISIM angebunden sind. So wurde z.B. beim Laborsystem und auch beim am selben Tag produktiv genommenen Radiologiesystem über Auftrag- und Befund-Schnittstelle Daten geliefert. Auch das Archiv war ab produktivem Start ans KISIM angebunden und in die KG integriert.

Die Intensivstation startete bereits mit KISIM. Der GoLive wurde hier vorgezogen, um einen Medienbruch zu verhindern. Die Mitarbeitenden auf der Intensivstation konnten dabei auf die Anbindung der Monitoringgeräte zählen. Die Umstellung von der vorher mehrheitlich auf Papier dokumentierten Kurve auf die digitale Datenerfassung in KISIM stellte trotzdem eine grosse Herausforderung dar, die durch ein hohes Engagement der Mitarbeitenden vom Spital Uster und durch tatkräftige Unterstützung der CISTEC vor Ort gemeistert werden konnte.

In den ersten Tage leistete die CISTEC, das Kernteam und das KIS-Team des Spitals Uster sowie die externe Projektleitung (CSP) vor Ort tatkräftige Unterstützung und betreute alle Anwender in der Umstellung aufs neue System. Kleine Fehler wurden rasch behoben, und erste kleine Funktionsanpassungen wurden laufend auf der produktiven Umgebung aufgespielt.

Projektabschluss

Fünf Monate nach dem GoLive konnte das KISIM-Einführungsprojekt erfolgreich abgeschlossen werden. Gewisse Optimierungen bezüglich Dokumentation oder Prozesse sind weiterhin noch erwünscht und werden nun durch das spitalinterne Expertengremium („KIS-Board“) geprüft und priorisiert. Insgesamt konnten die Benutzer ab GoLive ihre Dokumentation vollumfänglich in KISIM erfassen. Sie waren schnell in der Lage, gemäss ihren Rollen und Funktionen das System zu bedienen und damit die Spitalprozesse zu führen. Zum Teil erfolgten bedarfsorientierte Nachschulungen zu einzelnen Prozessen. Gemäss Umfragen und Rückmeldungen des Kernteams, das mit den Super-Usern im Austausch steht, erreicht das KISIM eine hohe Benutzer-Akzeptanz.

Herausforderungen im Projekt

Fokus auf Funktionalität statt Prozesse

Aufgrund der knappen Ressourcen wurde der Projekt-Fokus stark auf die Abbildung vorbestehender Funktionalitäten gelegt. Die Umstellungen der Prozesse traten demzufolge erst zu einem späten Zeitpunkt auf, was zu einem Mehraufwand in Bezug auf (Nach-)Schulungen und teilweise längeren Diskussionen in Bezug auf (Nach-)Spezifikationen führte.

Fazit: In zukünftigen Projekten sollte insbesondere für die Analyse bestehender Prozesse sowie die Definition und anschliessende Kommunikation von neuen Prozessen ausreichend Zeit eingeplant werden.

Von einer hochindividualisierten Lösung zu einem Standardprodukt

Die Einführung von KISIM brachte eine Umstellung von einem KIS mit hoch individuellen Lösungen für einzelne Anwender und Prozesse zu einem KIS mit Fokus auf Standardisierung in allen Bereichen mit. Diese Umstellung zu einer transparenten und klaren Prozessführung führte teilweise zu Verunsicherung bei den Anwendern, da lieb gewonnene Einzellösungen nicht mehr zur Verfügung standen.

Fazit: Es ist wichtig, bei der Einführung von KISIM und der damit einhergehenden Standardisierung Anwender, Prozessverantwortliche und Stakeholder in Bezug auf die damit verbundenen Vorteile zu sensibilisieren.

Parallel Projekte Navision-Upgrade und RIS-Einführung

Parallel zur KISIM-Einführung wurde auch das ERP System (Navision) vom Spital Uster auf den neusten Release gebracht. Diese Überschneidung führte zu Verzögerungen beim Projektfortschritt und zu einer Mehrfachbelastung zentraler spitalinterner Ressourcen. Glücklicherweise waren die technischen Möglichkeiten vorhanden, dass notwendige Datentransformierungen in der Middleware Orchestra durch Integic realisiert werden konnten. So konnte ein Teil der entstandenen Verzögerungen wieder wett gemacht werden. Nichtsdestotrotz wurden erst mit GoLive die letzten Schwierigkeiten in Bezug auf Patienten- und Falldatenabbildung ersichtlich, was zu einigem Aufwand bei der Aufarbeitung führte.

Fazit: In zukünftigen Projekten ist darauf zu achten, dass für die projektbezogene Ressourcenplanung der KISIM-Einführung alle im Spital laufenden Projekte und beteiligten Stakeholder berücksichtigt werden.