Jobstart während dem Lockdown

Jeden Monat starten bei der CISTEC neue Mitarbeiter in den verschiedensten Bereichen. Während dem Lockdown mussten wir uns überlegen wie es möglich ist, die Mitarbeiter trotz der speziellen Situation optimal in den neuen Arbeitsalltag einzuführen. Da es nicht in Frage kam die Mitarbeiter vor Ort willkommen zu heissen, wählten wir den digitalen Weg. Vier neue Mitarbeiter erzählen nun wie sie diesen ungewohnten Start bei der CISTEC meistern konnten und was sie aus der Situation gelernt haben.

Wann hast du deinen neuen Job bei der CISTEC gestartet und wie war deine erste Arbeitswoche?

Maurus Coray (Projektmanager): Ich habe meinen neuen Job am 1. April 2020 in Angriff genommen, direkt im Home Office. Der erste Tag verlief sehr gut organisiert und strukturiert ab. Wir wurden in der Cistec via «Zoom» sehr herzlich willkommen geheissen. Alle zur Verfügung gestellten Mittel haben auf Anhieb einwandfrei funktioniert, vielen Dank an die ICT die einen sehr guten Job gemacht hat.

Nadja Weiler (Projektmanagerin):  Ich habe am 4. Mai 2020 gestartet. die Einarbeitungswoche fand vollständig aus dem Homeoffice statt. (per Zoom, Wildix und Telefon)

Stefanie Siegenthaler (Mitarbeiterin Service Desk): Mein Stellenantritt bei der CISTEC war am 1. April 2020, gut zwei Wochen nach Beginn des Lockdowns. Aus diesem Grund habe ich meine erste Arbeitswoche komplett zu Hause verbracht. Die kurzfristige Umstellung der CISTEC auf die Home Office Situation und Einführung hat von Anfang an einwandfrei geklappt und trotz der räumlichen Distanz wurde ich sehr herzlich aufgenommen.

Stephan Rüdisühli (Projektmanager): Ich habe am 1. April 2020 bei der CISTEC als Projektmanager begonnen. Die erste Arbeitswoche war schon sehr speziell, da ja wirklich alles virtuell gelaufen ist und ich keine Kollegen live gesehen habe. Ich war aber positiv überrascht, wie gut das alles funktioniert hat. Es hat keine nennenswerte Probleme gegeben beim virtuellen Zugang zu den Systemen der CISTEC. So konnte ich mich ab dem ersten Tag in diverse Themen einlesen und einarbeiten.

Wie war die Vernetzung mit deinem Team möglich?

Maurus Coray: Wir haben diverse Kanäle, die wir aktiv nutzen wie TeamViewer, Zoom oder auch Chat Plattformen. Aber auch das klassische Telefon kommt nicht zu kurz. Team Meetings wurden virtuell durchgeführt und dies funktionierte auch vorzüglich.

Nadja Weiler: Sehr gut. Tägliches Update und Austausch, die ICT stand von Anfang an super bereit und ich konnte mich von Anfang an einlesen, austauschen und mitarbeiten.

Stefanie Siegenthaler: Das tägliche Standup-Meeting war für den Austausch sehr wichtig, da so Informationen schnell flossen und Schwierigkeiten direkt angesprochen werden konnten. Mittels internem Chat oder Videokonferenz-Systemen konnte ich mich jederzeit mit meinem Team vernetzen.

Stephan Rüdisühli: Natürlich war es nicht immer ganz einfach zu wissen, wer für was genau Ansprechperson ist. Aber das ist zu Beginn eines neuen Jobs ja sowieso immer ein wenig so. Positiv war hier sicherlich auch, dass es regelmässig auch informelle virtuelle Meetings gab (z.B. gemeinsame virtuelle Kaffeepause). So konnte man einige Kollegen kennenlernen und sich intern vernetzen.

Hast du dich gut betreut gefühlt während dieser Zeit?

Maurus Coray: Wir wurden sehr gut in dieser Zeit betreut, wir hatten ein sehr gut organisiertes Einführungsprogramm und die Moderatoren der Einführungsprogramme machten einen super Job. Alle Einführungsprogramme waren sehr lehrreich und die Moderatoren waren wirklich alle top was sie uns so fachlich präsentierten. Auch hier ein grosses Dankeschön an alle.

Nadja Weiler: Ja, die Termine für die ersten Tage waren schon vereinbart für mich und ich konnte mich problemlos von Anfang an einloggen und mitarbeiten.

Stefanie Siegenthaler: Ja, ich habe mich sehr gut betreut gefühlt. Mir wurde von Beginn an ein Götti zugeteilt, der mich jeden Morgen pünktlich um 9.45 Uhr angerufen hat, um sich mit mir auszutauschen und den Tag zu planen. Auch wusste ich, dass ich die anderen Teammitglieder jederzeit kontaktieren kann.

Stephan Rüdisühli: Ja, ich konnte bei Fragen jederzeit jemanden kontaktieren und die Kollegen waren alle wirklich sehr hilfsbereit.

Was waren deine Herausforderungen im Arbeitsalltag in dieser Zeit?

Maurus Coray: Wie es so ist in einer Einarbeitungsphase, ist nicht immer alles ganz klar und ich dachte mir manchmal, es wäre schon toll wenn jetzt jemand neben oder gegenüber mir sitzen würde, den ich schnell etwas fragen könnte. Aber man musste nur die Initiative ergreifen und jemanden anrufen und dann wurde einem sofort weiter geholfen.

Nadja Weiler: Schwierig waren die ersten fachlich komplizierteren Themen, da mein Ansprechspartner (Götti) leider sehr schwer verfügbar bzw. sehr eingespannt war in der ersten Zeit. Somit musste ich mir die Infos ziemlich zusammensuchen und viel mit den anderen Entwicklern und PL austauschen.

Stefanie Siegenthaler: Die grösste Herausforderung für mich war, dass benötigte Informationen nicht unmittelbar zur Verfügung standen. Im Büro hätte ich kurz in die Runde fragen können, zu Hause habe ich aber selber im System „herumgepröbelt“ – sicher das eine oder andere Mal länger wie unbedingt nötig.

Stephan Rüdisühli: Eine der grossen Herausforderungen war, dass man nicht wie im Büro kurz mal einen Kollegen auf dem Gang fragen konnte. Und wegen jeder noch so kleinen Frage ruft man halt die Kollegen auch nicht an. Ebenso schnappt man im Büro-Alltag auch immer wieder beiläufig Informationen auf aus Gesprächen von Kollegen. Das fehlt sicherlich, wenn man nur virtuell in Verbindung ist. Zudem war es zu Beginn auch nicht immer einfach, die Funktionen der verschiedenen virtuellen Meeting-Softwaren zu kennen. Denn die Kunden haben da ganz unterschiedliche Plattformen im Einsatz. Aber nach einer kurzen Eingewöhnungsphase hat dann auch das problemlos geklappt. Die eigene Planung muss man sicherlich auch mehr beachten: denn virtuell kann man sich einfach auf Mausklick in ein neues Meeting einwählen und hat so kaum «Verschnaufspausen» zwischen den Meeting, wenn man nicht bewusst ein wenig Luft zwischen zwei Meeting lässt.

Auf was hast du dich am meisten gefreut nach dem Lockdown im Arbeitsalltag?

Maurus Coray: Ich freute mich riesig auf den Moment wo ich dann einige Mitarbeiter persönlich kennen lernen durfte.

Nadja Weiler: Vor Ort mit den anderen auszutauschen und direkter Fragen stellen zu können. Die Leute noch persönlich kennenzulernen und den Teamspirit wieder etwas aufleben zu lassen.

Stefanie Siegenthaler: Dass die Namen Gesichter und Charakter erhalten. Mit vielen Mitarbeitenden hatte ich im Lockdown nur schriftlich Kontakt, so dass ich mich auf gemeinsame Kaffee- oder Mittagspausen freute, um neben dem Fachlichen auch mal Gelegenheit für private Gespräche zu haben.

Stephan Rüdisühli: Sicherlich drauf, die Kollegen auch live kennenzulernen und nicht nur in 2D. Ebenso auf den sozialen Austausch z.B. beim gemeinsamen Mittagessen.

Was hast du für dich aus der Lockdown Zeit mitgenommen, die man zukünftig normal in den Arbeitsalltag integrieren könnte?

Maurus Coray: Das Einarbeiten geht auch sehr gut im Home Office und auch Kundentermine für Besprechungen kann man sehr gut in einer virtuellen Form durchführen.

Nadja Weiler: Die regelmässigen «StandUp Meetings».

Stefanie Siegenthaler: Eine Anwesenheit vor Ort ist nicht immer notwendig und das Arbeiten zu Hause kann unter den richtigen Bedingungen effizienter sein als im Büro, weil die Zwischengespräche wegfallen. Trotzdem sind genau diese Gespräche für das Team sehr wichtig, so dass eine gute Mischung zwischen Home Office und Arbeit im Büro angestrebt werden soll.

Stephan Rüdisühli: Bei gewissen Fragestellungen sind virtuelle Meetings sogar effizienter als Sitzungen. Zum Beispiel finde ich Basis-Schulungen von KISIM Modulen virtuell besser, da man parallel dazu gleich selber alles ausprobieren kann. Wenn man das nur in einem Sitzungszimmer via Grossbildschirm sieht, bleibt meines Erachtens weniger Wissen haften. Ebenso kann man bei virtuellen Meetings über die Bildschirmfreigabe sehr effizient Inhalte für mehrere Personen freigeben. Dies ist gerade bei gewissen Kunden-Meetings sehr sinnvoll, damit man die Funktionen im KISIM direkt zeigen kann. Zudem hat der Lockdown auch gezeigt, dass man nicht wirklich für jedes Meeting vor Ort sein muss und somit die Reisezeit nicht immer nötig ist.

Wir wünschen den vier Mitarbeitern wie auch allen anderen, die während der Lockdownphase bei uns gestartet haben weiterhin eine gute Einarbeitung bei der CISTEC und freuen uns auf den hoffentlich häufigen persönlichen Austausch, soweit dies die Situation aktuell zulässt.

Autoren: Die vier Interviewteilnehmer und Janine Wegmann, CEO Assistenz / Teamleiterin Office Management

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