Im laufenden Spitalbetrieb an nur einem Tag ein KIS eingeführt

Allegra KISIM im Spital Oberengadin. Nach knapp 16 Monaten intensivster Projektarbeit konnte KISIM am 13. November 2018 an einem Tag als "BigBang" im Spital Oberengadin eingeführt werden. Im Oberengadin, das eines der höchstgelegenen bewohnten Täler Europas ist, läuft im Spital in Samedan nun eine der umfassendsten KISIM-Installationen der Schweiz. Dank des breiten Funktionsumfangs von KISIM konnte das Spital Oberengadin den Betrieb von diversen Softwaresystemen und Eigenentwicklungen einstellen und durch ein einziges System - KISIM - ablösen.

Die Auslastung des Spitals Oberengadin unterliegt aufgrund seiner speziellen Lage starken saisonalen Schwankungen. Während den Wintermonaten, in welchen die Schneesporttouristen sämtliche Notfallkojen und Betten füllen, wurden die Projektarbeiten auf ein absolutes Minimum reduziert. Gleichzeitig musste sichergestellt werden, dass die Einführung im November gelingt und das Spital Oberengadin für den Patientenansturm während der Wintersaison 2018/19 gerüstet war.

Übersicht eingeführter Module:

KISIM wurde im Spital Oberengadin in der vollen Funktionsbreite eingeführt, um möglichst viele Umsysteme auf ein einziges System zu reduzieren. So können Betriebskosten gespart und die Integration sowie die Usability für den User erhöht werden. Die folgenden KISIM Module wurden eingeführt:

• Kurve: Ist die Informationsdrehscheibe für die interdisziplinäre Behandlung von Patienten im Spital.
• Medikation: Wurde von Ärzten entwickelt und deckt alle klinischen Bedürfnisse ab – integriert in die Kurve ist sie intuitiv bedienbar.
• Pflegeprozess: Bildet die Behandlungsabläufe standardisiert ab und reduziert den administrativen Aufwand für die Pflege.
• Berichtswesen: Ermöglicht eine vollständig, digitale ambulante und stationäre Berichtsdokumentation.
• Disposition: Plant und steuert sämtliche Patienten-Termine des Spitalbetriebs. Reduziert Terminkonflikte und Wartezeiten und optimiert die Einsatzpläne der Mitarbeitenden und die Auslastung der Infrastruktur.
• Auftragsleitsystem / Workflows: Standardisiert und automatisiert die Arbeitsabläufe wie z.B. Managen von Aufgaben, interne Mitteilungen zwischen den KISIM Usern, Aufträge an Diagnostik, etc.
• Patientendashboard: Liefert einen übersichtlichen und raschen Einstieg in die Patientenakte durch eine kompakte, berufsgruppenspezifische Ansicht auf die wichtigsten Patientendaten.
• Leistungserfassung: Integriert die ambulante und stationäre Leistungserfassung effizient in die elektronische Krankengeschichte. Geleistete Arbeiten werden automatisch verarbeitet.
• Labor- und Radiologieanbindungen: Bindet das Labor, die Radiologie sowie das Bild-Archiv in die Prozesse von KISIM ein.
• Fremdsystem Integration, Archivanbindung, etc.: Etabliert KISIM als Datendrehscheibe und integriert die Informationen aus Umsystemen in KISIM.
• „KISIM-in-a-Box“: Garantiert eine performante und ausfallsichere Infrastruktur, die von der CISTEC überwacht und unterhalten wird.

Unterstützung vor Ort für das Spital

In der Nacht vom 12. auf den 13. November 2018 wurden die stationären Patienten von Key Usern vom bisherigen KIS ins KISIM übertragen. Schon einige Wochen vor dem „Go-live“ wurden die Patiententermine, welche ab dem 13. November anfielen, in der KISIM Disposition eingeplant. Dank diesen Vorarbeiten und dem grossartigen Einsatz der engagierten Projektmitarbeitenden ging die KISIM-Einführung erfolgreich über die Bühne.
Wie es bei solch grossen Umstellungen üblich ist, mussten nach dem Go-live noch einige Verbesserungen umgesetzt, Abläuft optimiert und Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz konkret instruiert werden. KISIM wurde aber rasch und problemlos in den Arbeitstag der Mitarbeitenden im Spital Oberengadin integriert und es gab zu keinem Zeitpunkt kritische Situationen, welche die KIS-Umstellung gefährdet hätten. Die CISTEC hat das Spital Oberengadin in den ersten Tagen des Produktivbetriebs vor Ort unterstützt. Dies hatte den Vorteil, dass Korrekturen und Änderungswünsche sofort im laufenden System vorgenommen werden konnten und die Benutzer unmittelbar von Anpassungen profitieren konnten. Der direkte Austausch war stets freundlich, konstruktiv und sehr unkompliziert.

Eine gelungene Zusammenarbeit

In einer zweiten Projektphase wird die KISIM-Installation in Samedan mit dem KISIM-PDMS erweitert. Damit wird das Spital Oberengadin die gesamte klinische Dokumentation in einem System führen und von der hohen Integration aller KISIM-Module profitieren. Grazia fitg für die kooperative und erfolgreiche Zusammenarbeit – wir freuen uns auf die zweite Projektphase!

Lucian Schucan, Leiter Unternehmensentwicklung und Infrastruktur, welcher das KISIM-Projekt im Spital Oberengadin geleitet hat, zieht eine positive Bilanz zur gelungenen Einführung von KISIM im Spital Oberengadin:

„Auf der Basis des im Jahre 2017 erarbeiteten Detailkonzepts erfolgte die Umsetzung und Einführung von KISIM als neues Klinikinformationssystem im 2018. Abgelöst wurden verschiedenste Anwendungen im Bereich Klinikinformationssystem, Pflegeinformationssystem, Leistungserfassungssystem, Bettendisposition sowie verschiedene interne Programme. Die Ablösung erfolgte als „Big Bang“ spitalweit für alle betroffenen Programme gleichentags. Mittlerweile stehen wir auch in Bezug auf die in Phase 1 geplanten Anpassungen und Erweiterungen kurz vor dem Abschluss.

Dass die Umsetzung ohne wesentliche Probleme und im Zeitplan erfolgte, ist dem Engagement und der Offenheit gegenüber unseren Anforderungen des ganzen CiSTEC-Teams zu verdanken. Wir konnten etliche Abläufe verschlanken und können uns heute auf ein Klinikinformationssystem mit breiter Funktionalität und hoher Stabilität abstützen. CISTEC hat das in sie gesetzte Vertrauen überzeugend bestätigt.“

Das Spital Oberengadin pflegt eine Kooperation mit dem Kantonsspital Graubünden. Die KISIM-Installation im Kantonsspital Graubünden (Kurve / Medikation) wird in nächster Zeit um weitere KISIM-Module erweitert. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, welche in beiden Spitälern arbeiten, liegen die Vorteile auf der Hand: Sie können sowohl in Samedan wie in Chur mit dem bekannten KIS(IM) arbeiten.